Upang mag-set up ng isang pagpupulong, kakailanganin mong iparating ang mga detalye sa lahat ng mga kalahok sa isang malinaw at maikling paraan. Kailangan mong sabihin kung kailan magaganap ang pagpupulong, saan ito darating, at kung anong mga isyu ang sasakupin. Magsama ng mga tala kung ang pagpupulong ay nangangailangan ng anumang paghahanda o materyales. Gamitin ang iyong regular na email o Outlook app, siguraduhing isama ang lahat ng pinakamahalagang detalye upang malaman ng mga bisita kung ano ang aasahan.
mga hakbang
Paraan 1 ng 3: Pagsulat ng isang Mahusay na Paksa
Hakbang 1. Sumulat ng isang maikli at napaka-kaugnay na paksa na may petsa at paksang sakop sa pulong
Ang paglalagay sa mga detalyeng ito ay nagpapaalam sa mga tao kaagad kung kailan ang pagpupulong at kung ano ang sasakupin dito, nang hindi na kinakailangang buksan ang email. Halimbawa, isulat ang "Pagpupulong Agosto 12: Mga Patnubay sa Bagong Pag-uulat."
Babala:
kung hindi mo inilalagay ang paksa ng pagpupulong, ang mga tao ay maaaring tumugon sa pamamagitan ng pagtatanong kung ididirekta ito sa kanilang departamento o kung kinakailangan ang pagdalo. Mas gusto na mai-post ang paksa!
Hakbang 2. Humingi ng kumpirmasyon ng pagkakaroon ng paksa
Kung kailangan mong malaman kung sino ang dadalo sa pagpupulong, hilingin sa mga tao na kumpirmahing sasali sila kaagad sa paksa ng email. Sa ganoong paraan, malalaman nila na kailangan nilang tumugon nang mabilis hangga't maaari bago nila buksan ang email. Maaari mong isulat ang “Biyernes 06/10 | Pagpupulong ng HR - mangyaring kumpirmahin ang pagdalo.”
O "Mangyaring kumpirmahin ang pagdalo: pagpupulong ng HR sa 06/10."
Hakbang 3. Sabihin kung ito ay isang pagpupulong sa kagipitan sa linya ng paksa ng email
Kung ang isyu na dapat tugunan ay kagyat o nangangailangan ng mabilis na pagkilos at ang pagpupulong ay kailangang gaganapin kaagad, ilagay ang pagpipilit na ito sa linya ng paksa ng email. Halimbawa, maaari kang sumulat ng isang bagay tulad ng Emergency meeting | Lunes 03/31: Cybersecurity.”
Mahalagang banggitin na ito ay isang emergency at ipahiwatig kung ano ang tatalakayin sa pagpupulong
Hakbang 4. Ipahiwatig kung ang pagdalo ay kinakailangan o iminungkahi
Kung nagtatrabaho ka para sa isang malaking kumpanya, ang ilang mga empleyado ay maaaring hindi kinakailangan sa lahat ng mga pagpupulong. Ipahiwatig kung aling departamento ang pagpupulong ay nauugnay na sa paksa, o sabihin kung ang mga tatanggap ay kailangang dumalo o hindi. Halimbawa, maaari mong ilagay ang "Mandatoryong pagpupulong Dep. Marketing 6/10."
Kung ang pagpupulong ay hindi sapilitan, maaari kang sumulat ng isang bagay tulad ng: “Magmumungkahi ng pagpupulong ay magaganap sa 06/10. Ang tema ay Mahusay na Mga taktika sa Pananaliksik.”
Hakbang 5. Isulat ang buong mga salita sa paksa upang walang malito
Ang paggamit ng mga pagpapaikli ay maaaring mukhang isang magandang ideya, ngunit ang mga ito ay hindi kasing tukoy ng buong mga salita at maaaring malito ang mga tao. Halimbawa, ang "Att" ay maaaring "taos-puso" o "pansin", depende sa sitwasyon.
Mas okay na gumamit ng mga karaniwang akronim tulad ng "RH", "CFO" o "Wed." (pinaikling Miyerkules)
Paraan 2 ng 3: Pagbabalangkas sa katawan ng email
Hakbang 1. Sumulat ng isang maikli, magiliw na pagpapakilala at maikling pahayag
Kung nagtatrabaho ka para sa isang malaking kumpanya at hindi mo pa alam ang lahat, ipakilala ang iyong sarili. Mahalaga rin na idagdag sa maikling panimula kung kailangan ng mga tao na magdala ng anumang mga dokumento o materyales sa pagpupulong.
Gawing mas personal o nauugnay sa trabaho ang isang pagpapakilala. Halimbawa "Kumusta ang lahat sa koponan! Nasasabik ako sa paglulunsad ng bagong palabas sa susunod na linggo!”
Tip:
mag-post ng paalala kung ano ang kailangang dalhin ng mga tao o mga bagay na kailangan nilang tapusin bago pumunta sa pagpupulong. Halimbawa, "Paalala: Mangyaring magdala ng apat na naka-print na kopya ng na-update na listahan ng contact ng tagapagtustos."
Hakbang 2. Ipasok ang petsa at oras ng pagpupulong sa isang hiwalay na linya upang ma-highlight ito
Dahil ang impormasyong ito ay mahalaga para makilahok ang mga tao sa pagpupulong, pinakamahusay na gawin itong malinaw at hiwalay mula sa natitirang teksto. Magbigay ng dalawang linya sa parehong itaas at ibaba at gawing matapang ang teksto.
- Halimbawa: "Ika-6 ng Oktubre, mula 10:30 ng umaga hanggang 11:45 ng umaga."
- Kung ang pagpupulong ay online, ipaalam ang time zone upang ang mga taong malayo ang layo ay hindi makaligtaan ang pagpupulong dahil sa isang maling komunikasyon. Ilagay ang "ika-6 ng Oktubre, mula 10:30 ng umaga hanggang 11:45 ng umaga (Silangang Oras)."
Hakbang 3. Ilagay ang lokasyon pagkatapos ng petsa at oras
Gawing prominente ang lokasyon tulad ng petsa at oras, lalo na kung ang pagpupulong ay magaganap sa isang bago, mahirap hanapin na lokasyon o kung alam mong ang ilan sa mga panauhin ay hindi gaanong alam ang lugar. Kung ang pagpupulong ay virtual (maging isang live forum o isang video chat), ibigay ang link sa forum o link ng video para sa madaling pag-access.
Kapag nagpapaliwanag kung nasaan ang lugar, tiyakin na ang lahat ay detalyado. Halimbawa: "Mangyaring dumalo sa pulong sa silid 592 sa gusaling Timaren (Av. Faria Lima, 3240). Ang Room 592 ay nasa ikalawang antas ng gusali. Sumakay sa elevator sa ground floor at umakyat sa 12th floor at pagkatapos ay gamitin ang elevator sa southern wing (sa iyong kaliwa) upang pumunta sa 59th floor."
Hakbang 4. Sabihin ang layunin ng pagpupulong
Ipaalam sa mga kalahok kung ano ang layunin ng pagpupulong. Ang paglalagay sa isang maikling iskedyul ay tumutulong sa mga tao na malaman kung ano ang kailangan nilang gawin bago ang araw. Maaari mo lamang mai-post ang paksa (tulad ng "Update sa cybersecurity") o mag-post ng iskedyul tulad ng sumusunod:
- 10: 30-10: 45: Pagbabahagi ng mga update sa proyekto.
- 10: 45-11: 10: paghahambing at pagpili ng mga mabubuhay na alok.
- 11: 10-11: 30: pag-iisip ng utak at paglulunsad ng mga layunin.
Hakbang 5. Suriin ang email upang maitama ang mga error sa grammar o maling impormasyon
Ang pinakamahalagang bagay ay ang petsa, oras at lugar ng pagpupulong. Kailangan mong tiyakin na ang impormasyong ito ay tama! Suriin din ang pagpapakilala, iskedyul, o iba pang mga seksyon upang matiyak na naisulat mo ang lahat ng kailangan mo.
Basahin nang malakas ang email upang matiyak na madaling maunawaan at maikli ang mga pangungusap bago ipadala
Paraan 3 ng 3: Paggamit ng Outlook o Iba Pang Integrated Application ng Kalendaryo
Hakbang 1. I-click ang "Bagong Pagpupulong" sa tab na "home" sa Outlook
Kung gumagamit ang iyong kumpanya ng isang database ng komunikasyon na may built-in na kalendaryo, tulad ng Outlook, gamitin ang tool na ito upang iiskedyul ang pagpupulong. Ito ang madalas na pinakamahusay na paraan upang makipag-ugnay sa mga taong iyong katrabaho.
Kung hindi gumagamit ang iyong kumpanya ng Outlook o anumang katulad nito, gamitin ang email na ibinigay ng kumpanya upang maipadala ang imbitasyon sa pagpupulong
Hakbang 2. Piliin ang petsa at oras sa window ng "Pag-iskedyul ng Assistant"
Matapos lumikha ng isang bagong pagpupulong, magbubukas ang window ng kalendaryo sa screen. I-click ang "Pag-iskedyul ng Assistant" at piliin ang magagamit na petsa at oras para sa pagpupulong.
Suriin na ang lahat ng mga kalahok ay magagamit sa araw at oras na iyon. Nakasalalay sa application na ginagamit ng iyong kumpanya, maaaring kailanganin mong ayusin ang iyong mga setting sa pagtingin upang makita mo ang iskedyul ng lahat (bilang karagdagan sa iyong sarili)
Hakbang 3. Magdagdag ng mga kalahok sa pamamagitan ng pagta-type ng kanilang mga pangalan o paggamit ng address book
Mag-click sa text bar upang manu-manong maglagay ng mga pangalan o mag-scroll pababa sa address book at pumili ng mga pangalan mula roon. Gamitin ang pagpapaandar na "Pag-iskedyul ng Katulong" upang suriin ang pagkakaroon ng ibang tao.
Kung ang mga tao ay hindi magagamit, ang kanilang mga pangalan ay mai-highlight. Ipapakita pa ng wizard ang mga rekomendasyon sa oras upang mas mahusay na mapaunlakan ang mga iskedyul ng mga dumalo
Hakbang 4. Ipasok ang mga oras ng pagsisimula at pagtatapos para sa pagpupulong
Tiyaking tumutugma ang petsa sa napili mo nang mas maaga at i-click ang pindutan ng kalendaryo upang makagawa ng anumang mga pagbabago na kailangan mo. Gamitin ang mga pababang arrow sa kanan ng mga pagpipilian sa oras at piliin kung anong oras magsisimula ang pagpupulong at kung anong oras ito magtatapos.
Ang paglalagay sa oras ng pagtatapos ay isang paraan ng paggalang sa oras ng mga tao, sapagkat nakakatulong ito sa kanila na malaman kung ano ang aasahan at pinapayagan silang magplano kung paano sila pupunta sa pagpupulong o ayusin ang kanilang mga sarili na may kaugnayan sa natitirang mga gawain na mayroon sila sa araw na iyon
Hakbang 5. Mag-click sa "Mga Appointment" sa ilalim ng tab na "Pagpupulong" sa tuktok ng screen
Kapag nag-click ka, ibabalik ka sa screen ng mga pangkalahatang appointment at makikita mo ang pagpupulong na nai-book mo lang. Isama ang paksa, lokasyon at iba pang mga tala dito.
Kung hindi mo nakikita ang iyong pagpupulong sa screen, bumalik at gawin muli ang proseso
Hakbang 6. Maging tiyak sa iyong paksa, lokasyon, at iba pang kaugnay na impormasyon
Ipaalam sa mga dumalo kung ano ang tungkol sa pulong nang maikling (halimbawa, "Pagsubok para sa paparating na produkto"). Ipaliwanag nang maayos kung nasaan ang lugar at magbigay ng mga tagubilin kung paano makakarating doon kung hindi ito isang karaniwang lugar o mahirap hanapin. Magdagdag ng mga tala na nauugnay (tulad ng kung ano ang kailangang dalhin ng mga tao).
- Ipasok ang address ng lokasyon kahit na sa palagay mo alam na ng mga bisita kung nasaan ito.
- I-click ang "isumite" kapag tapos na.
Tip:
iwasang maglagay ng mga paksang masyadong malabo, tulad ng “brainstorming,” sapagkat hindi nito pinapaalam sa mga tao kung ano ang layunin ng pagpupulong. Mas gusto ang mga bagay tulad ng "mga supplier ng brainstorming para sa bagong produkto"
Mga Tip
- Suriin ang email o paanyaya at iwanan ito bilang maikling at prangka hangga't maaari.
- Gumamit ng wikang propesyonal at palakaibigan.
- Kapag natapos mo nang punan ang lahat, bumalik at suriin ang listahan ng tatanggap upang matiyak na ang lahat ng kailangang maanyayahan ay nandito.
- Ipasok ang mga address sa linya na "bcc:" kung nais mong hindi lumitaw ang mga ito sa lahat ng mga tatanggap.
Mga Paunawa
- Huwag ipadala ang paanyaya o e-mail nang walang isang petsa, oras at lugar upang hindi mapigilan ang mga tao o makatanggap ng isang pagbaha ng mga tugon na humihiling para sa impormasyong ito.
- Huwag isulat ang lahat sa mga malalaking titik, dahil ito ay itinuturing na katumbas ng hiyawan at hindi propesyonal.